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Le fonctionnement de la gérance déléguée

 Vous souhaitez connaître nos prix et prestations ... alors téléchargez "L'ABC de l'entreprise" 

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Notre objectif pour vous: vous vous occupez de l'opérationnel, nous de l'administratif

Vous êtes le dirigeant de la société et en tant que tel vous prenez les décisions stratégiques et opérationnelles. Vous mettez en place ou développez votre activité, vous vous occupez de vos clients etc ... bref vous êtes au front et au premier plan.

Nous nous occupons de tout l'administratif et de la gestion courante: nous sommes au backoffice et dans votre ombre.

Nous avons élaboré un concept novateur avec un seul objectif: vous décharger au maximum de vos tâches administratives pour que vous puissiez vous consacrer à l'essentiel: développer votre activité, satisfaire vos clients et rentrer davantage de CA. 

Toute la gestion de votre société est dans le cloud ! ... sécurité – confidentialité – efficience - rapidité


1. La sécurité maximum grâce à un serveur distant dédié

Nous louons un serveur distant sécurisé  d’un Tera octets (= 1'000 Gigas) entièrement dédié à notre activité de gestion dans une ferme de serveurs située en Suisse romande. Les normes de sécurité y sont les plus élevées du monde : sas de contrôle, accès par badge et empreintes digitales pour les personnes autorisées, système ultra-moderne contre l’incendie, le serveur est sous clé avec un pare-feu bloquant toutes les entrées et sorties non-sécurisées, le serveur dispose de deux disques durs en raid ou en miroir (= si un des disques tombe en panne, l’autre contient les mêmes données à chaque seconde) etc … Tout est centralisé sur le serveur distant dont le contenu est sauvegardé tous les jours. La qualité suisse pour un maximum de sécurité !

Nous n'avons absolument AUCUN fichier sur nos ordinateurs fixes et portables. Nos ordinateurs peuvent être volés ou la maison brûlée, notre gestion étant entièrement virtualisée, vos données ne risquent rien. Toutes les applications nécessaires comme la Suite Office, PDF, messagerie, logiciel de comptabilité etc. sont installées sur le serveur. Cela signifie que notre localisation physique est indifférente et que nous pouvons utiliser n'importe quel ordinateur, tablet ou smartphone au travers d’une connexion sécurisée pour accéder à votre dossier et travailler pour vous ... que nous soyons au bureau ou en extérieur.
 

2.  Zéro papier = tout ou presque est numérisé et archivé sur le serveur distant

Tous les documents papiers reçus et envoyés sont systématiquement numérisés et identifiés. Nous disposons d'un scanner réseau de production professionnel (6 à 10 pages à la minute !). Nous ne gardons sous forme papier que les pièces comptables et les documents officiels.

Une gestion efficiente des documents pour un accès rapide et simple: tous les documents numérisés sont clairement identifiés dans le nom du fichier et classés dans votre dossier avec des sous-dossiers pertinents. Il nous faut entre 5 et 15 secondes pour accéder à n'importe quel document concernant votre société et son fonctionnement.

3. Une confidentialité à toute épreuve avec une transparence totale sur notre gestion

Dans ce mode de fonctionnement, les seuls points sensibles au niveau de la sécurité et de la confidentialité sont : l’envoi de courrier postaux et l’échange de mails. Pour parer à cela, nous avons pris une mesure radicale : pas d’envoi de courrier par poste (sauf si c’est absolument nécessaire) et pas d’envoi par mail de pièces attachées contenant des infos sensibles pour votre société (sauf si vous le désirez).

Accès sécurisé à notre serveur: Nous vous donnons un accès sécurisé à votre dossier sur notre serveur distant au travers d’un simple navigateur internet (= pas de logiciel à installer en local). Vous aurez un username et un mot de passe et vous pourrez ainsi accéder directement aux documents que nous archivons pour vous et ceci peu importe le terminal utilisé (votre PC ou Mac, un ordinateur d'un tiers, tablette ou smartphone).

Quand nous avons mis un ou plusieurs documents sur le serveur, nous vous envoyons un mail pour vous inviter à vous connecter et prendre connaissance des documents. Vous avez donc un contrôle complet et transparent sur notre gestion et ceci en temps réel.

4. Un espace perso de 5 Gigas à votre disposition sur notre serveur distant

Nous vous offrons un espace de stockage de 5 Gigas pour un dossier perso. Vous pourrez ainsi bénéficiez d’un stockage en ligne sécurisé pour vos fichiers privés sans les inconvénients en termes de confidentialité et de sécurité des grands opérateurs du cloud gratuit: ils contrôlent le contenu de vos fichiers et n'hésitent pas à supprimer les comptes en cas de problème ou d'une utilisation peu fréquente. Lisez leurs conditions générales d'utilisation, c'est édifiant ! Vous utilisez leurs ressources en ligne à vos propres risques et péril. Le stockage sur un serveur privé dédié pare à ces inconvénients. Nous sommes viscéralement attachés à la sécurité et à la confidentialité des données de nos clients.

Les avantages pour vous

  1.  Mise à parts les documents concernant directement votre activité et vos clients, vous n'avez plus besoin de stocker et d'archiver les documents tels que factures, formulaires, polices d'assurances etc. Tout est numérisé et disponible chez nous sur simple demande.
  2. Cette organisation nous rend très réactifs. Il n'y a plus d'échange de courrier postal ou presque :-) tous les échanges se font par e-mails. Votre localisation physique est indifférente. Nous avons des clients en France, en Italie, en Belgique, en Israël, au Brésil ... Certains sont davantage dans un avion que chez eux ! Si nous avons une communication urgente à faire, nous envoyons un mail et un sms pour vous avertir.
  3. Cette recherche systématique d'efficience nous rend disponibles pour vous et explique nos tarifs modérés.
  4. En vous déchargeant ainsi de l’administratif, vous avez davantage de temps et d'énergie pour vous consacrer à l'essentiel: vos clients et le développement de votre CA !

Ce que nous faisons pour vous et votre entreprise

Nous archivons tous ces documents pour vous durant tout l'exercice comptable.

Factures à payer par votre entreprise

A la fin du mois ou chaque semaine si votre volume d'activité le justifie, nous checkons toutes les factures à payer et les scannons. Nous vous faisons un rapport avec leur intitulé, les montants et les échéances. Nous attendons vos instructions pour leur paiement, puis nous passons directement les ordres à votre banque en respectant les échéances.  Nous vous envoyons le récapitulatif des ordres passés.

Factures à payer par vos clients

A la fin du mois, nous checkons vos factures émises et vérifions leur paiement (c'est le suivi des débiteurs). Passé un délai que vous nous avez fixé, nous faisons les rappels d'usage. Passé le 2e rappel, nous appelons le client pour l'enjoindre à payer rapidement. Sur vos instructions, nous préparons les documents pour le mettre en poursuite.

Décomptes TVA

Si votre entreprise est affiliée à la TVA, nous établissons les décomptes tous les trois mois (si décompte détaillé) ou six mois (si décompte simplifié) et nous vous les envoyons pour signature. Nous préparons l'ordre de paiement.

Formulaires et décomptes périodiques

Si vous êtes salarié ou avez du personnel, nous préparons les décomptes annuels de salaires à l'AVS, la LAA, la perte de gain maladie et le 2e pilier. Si vous avez des salariés soumis à l'impôt à la source, nous préparons les décomptes. Si ce n'est pas déjà fait, nous élaborons la fiche de salaire mensuel et en fin d'année nous éditons le certificat de salaire annuel.

Nous annonçons aux diverses assurances l'entrée ou la sortie d'un salarié.

Gestion de votre portefeuille d'assurances

Comme nous sommes courtiers en assurance non lié (enregistré à la FINMA), nous sommes qualifiés pour analyser vos contrats d'assurances, surveiller les échéances, vous faire de nouvelles offres plus avantageuses et traiter avec les compagnies.

Comptabilité et déclaration fiscale

Comme nous avons toutes les pièces comptables, nous passons les écritures, bouclons les comptes, éditons les profits et pertes, le bilan, le journal des écritures et faisons la déclaration fiscale de la société ou votre déclaration fiscale si vous êtes indépendant.

Les divers documents

Nous pouvons vous élaborer les documents suivants:

  • Contrat de travail, de mandat, de prêt, procuration etc.
  • Si vous êtes en SA ou Sàrl, le PV d'assemblée annuel
  • En cas de modifications légères de votre société (entrée/sortie d'un associé/actionnaire, nomination d'un nouveau gérant/administrateur), nous élaborons les documents officiels.
  • En cas de modification des statuts de votre société, nous nous occupons de toutes les démarches en coordination avec notre notaire qui pratique des tarifs préférentiels avec nos clients.

Si vous démarrez votre entreprise, voilà ce que nous pouvons faire:

  • Rencontre avec le banquier: Ouvertures des comptes de la société, demande de cartes de débit direct ou/et cartes de crédit
  • Affiliation de la société à l’AVS et si nécessaire affiliation de salariés
  • Si nécessaire, demande des allocations familiales
  • Mise en place des assurances de l’entreprise (Assurances accident, maladie, 2e pilier, RC, Choses, véhicule etc.)
  • Si nécessaire, affiliation à la TVA
  • Si nécessaire, déclaration au service des contributions cantonal pour l’imposition à la source des salariés soumis.
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